Decir “no tengo tiempo” es la excusa más común de nuestra generación. Pero tienes tiempo, más de lo que crees, y te voy a mostrar por qué.
Vivimos en un mundo donde la mayoría de las cosas consumen menos tiempo que antes.
Ahora podemos evitar ir a las tiendas de alimentos y recibir la comida directamente en nuestras puertas, recalentar un plato ya preparado en lugar de cocinar y hacer casi todo online, desde seguir una clase hasta administrar una cuenta bancaria, conocer gente o pedir un taxi.
Además, la flexibilidad que tenemos hoy en el entorno de trabajo es desconcertante. Puedes trabajar a tiempo parcial y tener otra actividad adicional, lanzar tu propia startup y administrar tu negocio desde casa o trabajar como bloguero y viajar por el mundo mientras lo haces.
Sin embargo, la gente todavía tiene dificultades para organizarse. Así que, déjame darte 8 consejos útiles sobre cómo administrar mejor tu tiempo.
Haga una Gran Lista de Tareas
Antoine de Saint-Exupéry dijo una vez: “Una meta sin un plan es solo un deseo”. Y es por eso que necesitas una lista de tareas pendientes, necesitas un plan de juego.
La cantidad de tareas que debes completar probablemente te parecerá desalentadora al principio, pero no tiene que ser así.
Comienza por hacer listas por categorías, una para el hogar, otra para el trabajo y otra para objetivos personales (exhibiciones a las que quieres asistir, una nueva decoración que quieres comprar, etc.).
Para eso, puedes utilizar Trello. Esta aplicación te permite organizar tus proyectos y listas en tableros.
Es bastante fácil de usar y puedes crear tableros en colaboración con otros usuarios y tableros privados. El tablero personalizado que creas te da una visión global de lo que tienes que hacer, lo que está en marcha y lo que ya has logrado.
Asegúrate de que cada punto en tu lista sea un objetivo muy preciso.
En lugar de escribir “hacer más ejercicio”, escribe “haz 15 zancadas y sentadillas todas las mañanas”.
En lugar de “escribir la tesis”, intenta dividirla en muchos pasos diferentes para que puedas tachar algo de tu lista al final del día. No solo aumentarás tu confianza, sino que también harás que cada tarea parezca más pequeña y, por lo tanto, más fácil.
Si quieres pasar menos tiempo agendando citas, usa Clara, una aplicación para coordinar tus reuniones y entrevistas a través de tus correos electrónicos. Tener un asistente de inteligencia artificial para que maneje tu calendario te ahorrará mucho tiempo.
Comienza con las Tareas Más Difíciles
Una vez que tengas una lista de tareas pendientes, es hora de comenzar a trabajar para remarcar esas casillas.
Comienza por definir cuáles son los asuntos más urgentes. Un truco para administrar el tiempo de manera eficiente es completar las tareas más difíciles en la mañana, que es cuando se suele ser más productivo. Te habrás quitado un peso de los hombros tras cumplir esas tareas temprano.
Para planificar tus días y qué hacer primero, puedes usar Evernote, una aplicación diseñada para tomar notas y organizar.
Puedes personalizar tus notas con todo tipo de fuentes y colores. También tiene una amplia variedad de plantillas y puedes agregar imágenes, enlaces, notas de voz e incluso digitalizar dibujos y hojas manuscritas para añadirlos a tus notas.
Deja de Posponer Tareas de 5 Minutos
Estas son todas las cosas que siempre dices que vas a hacer: eliminar tu suscripción de un fastidioso newsletter, escribirle a un viejo amigo con quien quieres recuperar el contacto, imprimir algunas fotos de tu último viaje, enviar un documento a tu compañía de seguros.
Todos tenemos docenas de tareas de cinco minutos que planeamos hacer algún día cuando tengamos tiempo, pero por ahorrarnos esos minutos seguimos postergando. Así que deja de posponer y empieza a actuar.
Ejecute una Auditoría
Si estás leyendo este artículo, probablemente estés tratando de administrar mejor tu tiempo y el experimento más interesante que puedes hacer es ver cómo lo gastas.
Puedes descargar una aplicación llamada RescueTime, que rastrea el tiempo que dedicas a las aplicaciones y sitios web y luego te brinda una visión general de tu actividad diaria.
Puede que sientas que solo pasas una hora en tus correos electrónicos y otra en las redes sociales cuando en realidad pasas casi dos horas y media en cada uno. Esta aplicación se ejecuta en el fondo de tu dispositivo y te envía informes detallados.
Programa un Cronómetro
Puedes establecer un límite de tiempo para tu tarea si hay, por ejemplo, un informe que debes escribir, así que desafíate a ti mismo: pon un cronómetro y comienza a trabajar.
Sentirás la necesidad de tener algo que mostrar durante estas dos horas y, automáticamente, serás más eficiente y evitarás que postergues las actividades o contestes tu teléfono cada cinco minutos.
Da el 100% en Cada Actividad
El filósofo francés Montaigne solía decir: “Cuando bailo, bailo; cuando duermo, duermo”.
Y eso es exactamente lo que necesitas hacer. Cuando te involucras en una actividad, comprométete a dar el 100%. Para no perder tiempo y energía cambiando de marcha todo el tiempo, trata de agrupar trabajos similares.
Programa el tiempo para cada actividad y apégate a eso. Cuando haces dos cosas a la vez, no haces ninguna de forma correcta.
El mismo concepto aplica para tu descanso. Cuando tomas un descanso, tómalo realmente. Toma un café, habla con tus colegas, sal por unos minutos, camina, no te quedes en tu computadora viendo videos. El tiempo volará y no sentirás en lo más mínimo que se reanudó.
Toma una Hora para Ti y Solo Para Ti
Comienza anotando en un papel las cosas que consideras más importantes en tu vida, lo que realmente te hace feliz y lo que lamentarías perder. Esas son las actividades y las personas para las que tienes que apartar tiempo. Agrégalo en tu calendario para asegurarte de que aparezca en tu lista de prioridades.
Si sientes que no tienes tiempo para ti mismo, intenta reajustar un poco tu agenda.
Levántate una hora antes de lo necesario y tómate ese tiempo para ti. Lo ideal sería que no prendieras tu teléfono ni computadora. De esa manera, no serás interrumpido, no perderás una hora en las redes sociales, pero realmente sí harás algo en esa hora. Prepárate una comida saludable, haz yoga, lee el periódico, toma un baño, etc.
No Pierdas Tiempo Quejándote de que No Tienes Tiempo
Este consejo es bastante autoexplicativo.
Al final, se trata de cómo administramos nuestro tiempo. Te dejo con las palabras del filósofo británico Bertrand Russel: “El tiempo que disfrutas perdiendo no es tiempo perdido”.
Consejos Extras
Puedes usar las siguientes aplicaciones para ayudarte a organizar mejor tu día laboral y ¡aumentar la productividad!
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ToDoist es una herramienta de organización de tareas. Te permite organizar tu día en proyectos y crear y personalizar estos proyectos de acuerdo con tus necesidades.
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Microsoft To Do es una aplicación multiplataforma que puede sincronizarse con las Tareas de Outlook y ofrecer sugerencias personalizadas para planificar el día o la semana en función de su rutina.
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Timely es una aplicación de administración de tiempo hermosa e innovadora que no solo administra la duración de tus proyectos y tareas, sino que también te ayuda a organizar tu semana laboral de forma oportuna, eficiente y simple.
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Calm es una herramienta de meditación simple, disponible en tu navegador y en IOS. Te permite comenzar a meditar rápida y fácilmente. Gracias a las múltiples opciones de meditación, permite que cualquiera pueda realizar la actividad, comenzando con periodos cortos y, gradualmente, periodos más largos.
